Firma to zbiór skończonych procesów.

Sprawdziliśmy to najpierw na własnej firmie. Każdy proces dzielimy na zadania. Zadania, które się powtarzają, przejmuje automat: czyta, sprawdza, przygotowuje i pilnuje terminów. Człowiek decyduje wszędzie tam, gdzie chodzi o pieniądze i o to, co trafia do klienta.

Jak zautomatyzowaliśmy casali-energy.com

casali-energy.com to w pełni zautomatyzowana hurtownia B2B online: fotowoltaika, magazyny energii, pompy ciepła i klimatyzacja. Zanim powstał pierwszy automat, rozpisaliśmy firmę na 56 procesów w 9 obszarach (stan na 07.09.2026). Dopiero na takiej mapie widać, co może dziać się samo.

• Komunikacja z klientem

  Było

  Każdy mail czytany i odpisywany ręcznie. Nikt nie wiedział, ile zapytań czeka ani od jak dawna.

  Jest

  System czyta każdy przychodzący mail, odsiewa automatyczne odpowiedzi, wyciąga firmę, osobę i listę produktów, a potem przygotowuje szkic odpowiedzi w języku klienta. Czas liczy się od pierwszej minuty. Z każdych dziesięciu przychodzących maili system wskazuje jeden wymagający odpowiedzi (pomiar 22.07–21.08.2026).

  Decyduje człowiek

  Szkic trafia do klienta dopiero po słowie „wyślij” przy tej konkretnej sprawie.

• Oferty

  Było

  Cena liczona ręcznie przy każdym zapytaniu; każda zmiana ilości oznaczała nowe liczenie i nowy mail.

  Jest

  Na pytanie o produkt odpowiadamy ofertą: cena, dostępność, minimalna ilość. Cenę system bierze wyłącznie z cennika klienta, z progu dla zamawianej ilości, a automatyczna kontrola zatrzymuje szkic, w którym cena się nie zgadza.

  Decyduje człowiek

  Warunki handlowe ustala człowiek: rabat, transport, termin płatności i dostawy, ważność oferty. System pisze wyłącznie to, co zostało zdecydowane.

• Aktualizacja oferty

  Było

  Każda zmiana w ofercie była wprowadzana do sklepu ręcznie, pozycja po pozycji.

  Jest

  Zmiany w ofercie przechodzą jedną ścieżkę kontroli: podejrzana cena albo niepełne dane trafiają do przeglądu z opisanym powodem. Nikt nie poprawia ich na wyczucie.

  Decyduje człowiek

  Dziś każdą zmianę w katalogu zatwierdza człowiek. Zasada na później: samodzielnie przejdą tylko aktualizacje pozycji, które już znamy, po wszystkich kontrolach i z raportem.

• Katalog

  Było

  Ten sam produkt pod kilkoma nazwami, różne zapisy marki i modelu, ręczne sprawdzanie, czy już go mamy.

  Jest

  Marki i modele są ujednolicane według stałej kolejności, a raz wprowadzona korekta człowieka działa przy każdej kolejnej ofercie. Stan na 21.08.2026: 47 412 kart produktów i 647 zapamiętanych korekt.

  Decyduje człowiek

  O scaleniu dwóch kart produktu decyduje człowiek. Gdy danych brakuje, pozycja czeka na przegląd: wolimy pustą rubrykę od błędnego modelu.

• Pozyskiwanie klientów

  Było

  Nowi odbiorcy pojawiali się przypadkiem: z targów, z polecenia, z zapytania, które akurat przyszło. Nikt nie liczył, ilu ich było i skąd.

  Jest

  Każda nowa firma jest sprawdzana, zanim cokolwiek od nas zobaczy: czy istnieje, czy pasuje do profilu odbiorcy i czy nie jest już klientem. Cena w każdej treści pochodzi wyłącznie z cennika.

  Decyduje człowiek

  Każde działanie skierowane do nowych odbiorców zatwierdza człowiek — dla tej konkretnej akcji, bez wyjątku dla rutynowych. Takiego błędu nie da się cofnąć.

• Nadzór

  Było

  Wszystko w głowie jednej osoby; zadania ginęły między pocztą, telefonem i komunikatorem.

  Jest

  Pracę wykonuje zespół agentów z rolami: koordynator, dyrektorzy działów, wykonawcy. Dzień zaczyna się od listy celów i kończy jedną liczbą: procentem wykonania. W całej grupie firm, stan na 15.09.2026: 33 role agentów. Każda decyzja właściciela jest zapisana w rejestrze z datą.

  Decyduje człowiek

  Decyduje właściciel. Przy wydatkach potrzebne są dwie osobne zgody: najpierw na wariant, potem na to, kto klika zakup.

Od czego zaczynamy u Ciebie

1. 01

   Opis jednego procesu na piśmie: kto co robi, ile to trwa i gdzie ginie czas.

2. 02

   Podział na zadania: które przejmie automat, a które zostają przy człowieku.

3. 03

   Pierwszy automat na jednym zadaniu, podłączony do narzędzi, z których już korzystasz.

4. 04

   Pomiar: ile przeszło przez automat, a ile wróciło do człowieka. Na tej podstawie decydujesz o kolejnym kroku.

Opisz nam jeden proces